De brief aan ouders is het onderdeel waar de meeste scholen het langst op blijven hangen, terwijl het het minste werk zou moeten kosten. Hieronder staat een sjabloon dat u kunt overnemen, met per onderdeel de reden waarom het erin staat.
Twee vragen die u sowieso moet beantwoorden
Ouders steunen telefoonbeleid meestal. De weerstand die er is, komt bijna altijd terug op twee punten:
- Kan ik mijn kind nog bereiken als er iets is? Dit is de belangrijkste. Beantwoord hem expliciet en concreet, niet met een geruststelling maar met een procedure.
- Is dit een straf? Ouders die het als straf lezen, brengen dat gevoel over op hun kind. Leg de reden uit voordat u de regel noemt.
Een brief die deze twee vragen niet beantwoordt, levert vragen op bij de administratie. Een brief die ze wel beantwoordt, levert meestal niets op — en dat is precies de bedoeling.
Het sjabloon
Vervang alles tussen vierkante haken. Houd het op één A4.
Betreft: nieuwe afspraken over telefoongebruik vanaf [datum]
Beste ouder of verzorger,
Vanaf [datum] gelden op [schoolnaam] nieuwe afspraken over telefoongebruik tijdens de les. In deze brief leest u wat er verandert, waarom we dit doen en wat het voor uw zoon of dochter betekent.
Waarom we dit doen
We merken in de klas dat [beschrijf concreet wat u ziet: onderbroken lessen, moeite met opstarten, discussies over telefoons]. Dat kost lestijd en het maakt het voor leerlingen moeilijker om hun aandacht vast te houden. We willen daar rust in brengen, zonder dat de telefoon helemaal uit het schoolleven verdwijnt.
Wat er verandert
Vanaf [datum] [beschrijf de afspraak in één of twee zinnen: bijvoorbeeld dat telefoons tijdens lesmomenten opgeborgen zijn en pas na de les weer worden gebruikt]. Buiten de lessen [beschrijf wat er in pauzes geldt].
Als u uw kind moet bereiken
In dringende gevallen belt u [telefoonnummer school]. Wij zorgen dat uw bericht direct bij uw zoon of dochter terechtkomt. Andersom kan uw kind bij een noodgeval altijd contact opnemen via [beschrijf hoe: de mentor, de conciërge, de administratie].
Uitzonderingen
Sommige leerlingen hebben hun telefoon nodig, bijvoorbeeld voor het volgen van een medische waarde of als ondersteunend hulpmiddel. Is dat bij uw kind het geval, neem dan vóór [datum] contact op met [naam en functie], dan leggen we samen een afspraak vast.
Hoe het verder gaat
Na [aantal] weken evalueren we met leerlingen en docenten hoe het bevalt, en bespreken we de uitkomst in de medezeggenschapsraad. Loopt er iets niet goed, dan passen we het aan.
Heeft u vragen, dan kunt u terecht bij [naam en functie] via [e-mailadres].
Met vriendelijke groet,
[naam]
[functie], [schoolnaam]
Waarom elk onderdeel erin staat
Eerst de reden, dan de regel. Wie met de regel begint, krijgt een discussie over de regel. Wie met het probleem begint, krijgt herkenning — de meeste ouders zien thuis hetzelfde.
Concreet in plaats van algemeen. “We merken dat leerlingen worden afgeleid” zegt weinig. “De eerste tien minuten van elke les gaan op aan opstarten en telefoons wegleggen” is herkenbaar en niet te weerleggen.
Bereikbaarheid als apart kopje. Zet het niet weg in een bijzin. Het is de vraag die ouders hebben, dus geef er een eigen alinea aan met een echt telefoonnummer erin.
Uitzonderingen met een deadline. Door een datum te noemen vóór de invoering voorkomt u dat uitzonderingen in de eerste lesweek moeten worden geregeld, midden in een klas.
Een evaluatiemoment noemen. Dit haalt de scherpte eruit. Het signaleert dat u bereid bent bij te sturen, wat weerstand vooraf wegneemt.
Een naam en een e-mailadres. Zonder aanspreekpunt komen vragen bij de administratie of bij de mentor terecht, die van niets weet.
Wat u beter weglaat
- Verwijzingen naar onderzoek dat u niet hebt gelezen. Eén ouder leest het wel, en dan gaat het gesprek daarover.
- Sanctielijsten. Wat er gebeurt bij overtreding hoort in het leerlingenreglement, niet in de brief aan ouders. In een brief leest het als wantrouwen.
- Een lange inleiding over maatschappelijke ontwikkelingen. Ouders willen weten wat er op school verandert, niet wat er in de wereld gebeurt.
- Meer dan één A4. Wat niet op één pagina past, wordt niet gelezen.
Wanneer u hem verstuurt
Minstens twee weken voor de invoering, en pas nadat het besluit definitief is. Een brief die vooruitloopt op een besluit dat nog langs de medezeggenschapsraad moet, levert precies de verwarring op die u wilde voorkomen. De volgorde staat beschreven in de implementatiegids; hoe u het traject langs de MR opzet leest u op de pagina over de medezeggenschapsraad.
Nog even dit
Verstuur de brief niet als enige communicatie. Leerlingen horen het van hun mentor te horen vóórdat hun ouders de brief lezen. Andersom voelt het als iets dat achter hun rug om is besloten, en dat is precies de start die u niet wilt.