“Is dit AVG-proof?” is een van de eerste vragen die een ICT-coördinator of privacyfunctionaris stelt. Terecht: zodra een school iets doet met apparaten van leerlingen, komt de vraag op wie waarvoor verantwoordelijk is. Deze pagina zet op een rij wat er wel en niet speelt.
De kern in één alinea
’t Zakkie is passief materiaal: een zakje met folie. Er zit geen elektronica in, geen chip, geen batterij en geen verbinding. Het meet niets, registreert niets en verstuurt niets. Er komt dus geen gegevensverwerking aan te pas, en er is geen verwerkersovereenkomst met ons nodig voor het product zelf.
Wat de school wél moet regelen
Het product verwerkt geen gegevens, maar het beleid eromheen raakt wel een paar dingen. Dit is de lijst die u langs uw eigen privacybeleid moet leggen.
| Onderwerp | Waar het om gaat |
|---|---|
| Uitzonderingen om medische reden | Dit zijn gezondheidsgegevens en dus bijzondere persoonsgegevens. Leg zo min mogelijk vast: voor de uitvoering volstaat meestal dat er een afspraak is, niet waarom. |
| Wie is op de hoogte | Leerkrachten hoeven te weten dát er een uitzondering is, niet welke aandoening erachter zit. Bespreek met de leerling en de ouders hoe zij dit willen. |
| Vastlegging in het reglement | De afspraak hoort in het schoolreglement of leerlingenstatuut, niet alleen in een brief. |
| Bewaartermijn | Een uitzonderingsafspraak die niet meer geldt, hoort te vervallen. Neem dit mee in uw bestaande bewaarbeleid. |
| Informatie aan ouders | Wat verandert er, waarom, en hoe bereikt u uw kind bij nood. Dat laatste is de vraag die ouders daadwerkelijk stellen. |
Wat er niet speelt
Een paar zorgen komen vaak terug maar zijn hier niet aan de orde. Ze zijn wel relevant bij oplossingen waarbij de school toestellen inneemt.
- Geen inname, dus geen bewaarplicht. De telefoon blijft bij de leerling. De school wordt geen houder van andermans eigendom.
- Geen aansprakelijkheidsvraag bij schade of verlies. Omdat het toestel niet wordt overgedragen, verandert er niets aan wie verantwoordelijk is.
- Geen registratie van in- of uitleveren. Er is geen lijst nodig van welke leerling welk toestel heeft afgegeven.
- Geen koppeling met uw ICT-omgeving. Het zakje staat volledig los van uw netwerk, uw leerlingvolgsysteem en uw apparaatbeheer.
Veiligheid en bereikbaarheid
De meest gestelde vraag van ouders is of hun kind bereikbaar blijft. Omdat het toestel fysiek aanwezig is en binnen enkele seconden weer werkt, is dat eenvoudiger te regelen dan bij centrale opslag.
Leg twee routes vast, en zet ze in de brief aan ouders:
- Hoe een ouder in een dringend geval contact legt met de school, met een telefoonnummer dat tijdens schooluren wordt opgenomen.
- Hoe de school de leerling in dat geval bereikt, en wie dat doet.
Spreek daarnaast af wie toestemming geeft als een leerling zelf denkt de gsm nodig te hebben. Zonder die afspraak wordt het een discussie in de klas.
Voor de ICT-coördinator
- Geen software, geen accounts, geen beheer. Er is niets te installeren of te onderhouden.
- Geen invloed op uw netwerk. Het zakje blokkeert het signaal van het toestel dat erin zit, niet de omgeving.
- Werkt onafhankelijk van het besturingssysteem. Er is geen app, dus er is geen verschil tussen iOS, Android of ouderdom van het toestel.
- Geen omzeiling via hotspot of smartwatch mogelijk vanuit het zakje zelf. Het toestel erín heeft geen verbinding; een tweede apparaat blijft uiteraard een beleidsvraag, geen technische.
Wat wij van u nodig hebben bij een bestelling
Alleen wat nodig is om te leveren en te factureren: contactgegevens, schoolnaam, afleveradres en facturatiegegevens. Geen leerlinggegevens, geen aantallen per leerling en geen namen. Hoe wij met uw gegevens omgaan staat in ons privacybeleid.
Meer lezen
Hoe u de uitzonderingen praktisch regelt, staat uitgewerkt in dit artikel. De route langs de medezeggenschapsraad vindt u hier, en de volledige invoering in de implementatiegids.